展示会のお礼メールの書き方

展示会に来て頂いたお客様へお礼メールを送ることは、自社商品や会社の宣伝をするのに効果的です。来展して頂いたお客様の目的や、商品への熱量を計りながら、2パターンのお礼メールを用意しましょう。

まずは1パターン目、商品購入意欲があるお客様にはどのようなお礼メールを送ればよいでしょうか。購入意欲のあるお客様へは商品紹介をしっかりと行いたいので、URLやカタログの添付をおすすめします。

2パターン目は、購入意欲が無いお客様に対してのお礼メールです。このような方には、今すぐのビジネスを期待せず、今後の関係構築のためのお礼メールに留めるのがよいでしょう。すなわち、過剰な宣伝は控え、次回展示会への再来を施す内容にするとよいでしょう。

展示会に来てくださったお客様にお礼のメールを送るタイミングはいつがよいのでしょうか。

展示会後のお礼メールは、リードを獲得するうえでの最初のステップとして強力なツールであり、相手を不快にさせないよう次のステップに進めるためにも重要です。

商談に繋がりそうなリード（見込み客）には、興味をもってもらったポイントなどを盛り込み、当日中に、個別に送ります。展示会から帰る途中や帰ってからのタイミングでメールを開いてもらえるよう、そしてさらに検討してもらえるようにするためにも、早々に送ることがよいです。それから、お礼メールを送った後は、営業から電話でのフォローを忘れないようにします。

また反対に、興味が低いリードには、セミナーなどの案内を盛り込み、宣伝ぬきで、お礼のみのメールを送ります。当日は情報の整理ができていないので、翌日か翌々日に送ります。少し間をおいてから送ることで、もう一度検討してみる時の参考にしてもらいます。その後は、リサーチして興味があるものを情報提供するようにします。メールは自社を印象づけ、思い出してもらうリマインド効果と、サイト訪問やお問い合わせのステップにつながるものです。

相手の興味の度合いや相手へのお礼メールを的確に行うためには、名刺交換直後の仕分けを忘れないように行いましょう。

2002年に施行された特定電子メール法をご存知ですか。これは、「迷惑メール」を規制するための法律として施行されましたが、近年電子機器や情報の多様化に伴い、より厳しくなっています。

特定電子メール法で違反となるメールは、広告/宣伝を含むメールです。そのため、単なるお礼メールであれば規制の対象とはなりませんが、自社商品の紹介や宣伝広告画像が添付されたメールは規制の対象です。そのようなメールを送る場合、オプトイン（受信者による事前承認）とアプトアウト（配信停止画面のURL添付）をしっかりと行い、メールの本文に送信者の氏名や名称が入っているか、苦情や問い合わせを受ける電話番号またはメールアドレス、URLが表示されているか、確認を行う必要があります。ただし、取引先である場合や、一般公開されているメールアドレスへの送付は自由です。

特定電子メール法の規制対象になるようなお礼メールを送ってしまうと、罰則を受けてしまい、企業イメージのダウンにつながりかねません。法規制をしっかりと守ってメールマーケティングを行いましょう。

展示会出展後に重要となってくるのは「リードナーチャリング」と呼ばれる顧客育成活動です。リードとはこれから顧客となってくれるかもしれない人やその情報、つまりは展示会に足を運んでくれた人達になります。せっかく自社の商品について新しく知ってくれる人が現れてくれたのですから、それをそのまま放置してしまうのは大きな機会損失になります。ですから、リードに対して魅力的と思える情報をこちらから更に発信していき、次なる本格的な商談へと段階を進めていく努力が肝心です。

現代ではインターネットの普及により顧客側が自主的に商品の情報を集め、販売側が知らない間にその選別が終わってしまい気付いたら切り捨てられていたというケースも珍しくありません。そのため販売側もそうならないようにリードが求めている情報を正確に分析・把握して、それに基づいた宣伝アプローチを展開していくのが理想的です。

展示会が終わったら、ブースに来て下さった見込み客にお礼メールを送ることを忘れてはいけません。さてこのお礼メールですが、少しの工夫や気配りで、ビジネスチャンスが変わってきます。

あなたの提示した商品やサービスへの購買意欲の高いリードへは、できるだけ早く、基本はその日のうちにお礼メールを送りましょう。テンプレートなどを使わず、興味を持ってもらったポイントを押さえたお礼メールを送ることで、商談につながります。

逆に、購買意欲の薄いリードへはあくまでお礼だけに留めておきます。その後、定期的に連絡を入れることで、今後のビジネスチャンスを模索します。

なお、お礼メールに広告宣伝要素を盛り込んでしまうと、特定電子メール法の規制対象になってしまう場合がありますので気を付けましょう。