展示会出展までのスケジュールについて

展示会出展の申し込みが完了したら業者の選定をします。業者ごとに特長が異なるので、3社程度を目安に相見積もりを取るのが理想的です。

業者選びはイベントを成功させるうえで非常に重要です。展示会の3,4か月前までに業者を決定し契約をしておくことが望まれます。

業者を選ぶにあたっては、装飾センスのよさやコストだけで簡単に選ぶのではなく、理想的なブースデザインを実現できるかも考慮してください。

ターゲットとなるお客様をいかにたくさん集客するかが、イベントを成功させる秘訣です。スペースへの動線はしっかりできているか、印象に残る個性的なブースになっているか等、お客様目線にたってしっかりと確かめましょう。

また業者とは設営関係だけでなく、当日の運営についても念入りに打ち合わせをしておきましょう。

展示会出展までに行わなければならない準備の一つに「参加スタッフの決定」があります。これは遅くとも出展の2ヶ月前には取り掛かり、まずは運営の責任者を、そして各ブースに携わるスタッフなどを決めていきます。

接客スタッフには休憩時の交代要員も必要になってくるため、各小間につき最低でも2人以上は用意しておくと運営に余裕が生まれます。

十分な打ち合わせを行ったうえで、無理のないシフトを組み、展示会当日は円滑に動けるようにしておきましょう。

また展示会には外国人が訪れてくれることも多いため、可能であれば外国語が得意なスタッフも確保しておく必要があります。社内で間に合わなければイベントコンパニオン派遣会社などからの応援も考えておきましょう。

接客の他にも、細々としたゴミの片づけや道具の搬入出などで会場内を行き来しなければならない場合もあります。そのための人員をあらかじめ確保するのかどうかも考えておきましょう。

展示会の準備の中で欠かせないのが、カタログ、ノベルティ、案内状、名刺などの手配です。

展示会の3ヶ月前にはカタログ、ノベルティなどの企画、制作を開始します。2ヶ月前には案内状の作成をします。そして1ヶ月前には作成した案内状の送付を開始します。招待券、無料入場券などがあれば同封しておきます。

クライアントから事前にカタログの送付依頼があることもあります。また直前には会場まで印刷物の運搬をしなければなりません。これらのことを考えると、少なくとも2週間前までに印刷物を納品してもらえるようにしましょう。

名刺が当日無くなってしまうと印象が悪くなります。忘れることのないよう余裕を持った枚数を確保しておきましょう。

展示会出展のための最後の山場である「ブースの設営」は、基本的に開催日の二日前から前日には始まります。

設営から装飾までを業者に頼むのではなく自社で済ませる場合、不慣れなので時間がかかることを見越して早めに取り掛かりましょう。

まずは事前の計画通りに設営してみて、その後に自分がお客様になった気分でそのブースを見て回り、入りやすさや展示品の分かりやすさなどをチェックします。

修正や追加などのための文房具、ロープ、段ボール箱、コンテナなどは可能であれば設営時に多めに持ち込んでおきましょう。

また電源が足りない、電子機器の接続端子が合わないなど電気系統のトラブルもよくあるので確認が必要です。

展示する内容によっては搬入が展示会当日になることもあります。それ以外のブースの設営は前日までに完成させ、そこで当日のリハーサルを行えるくらいにまで仕上げるのが理想的です。

ブースの設営を業者に外注している場合でも業者任せにするのではなく、ポイントをしっかり確認するようにしましょう。

ブースのデザインや設営をする業者を決める場合、複数の業者から相見積もりを取ります。価格だけでなく、デザイン性も考慮して選定することが大事です。
参加スタッフは交代要員、外国語対応スタッフ、裏方的な要員まで十分な人数を確保しておきます。案内状は1ヶ月前には発送しなければなりません。その他のカタログ、ノベルティ類は2週間前には納品されているようにスケジュールを考えておきましょう。
忘れがちなのは自分自身の名刺です。無くなって恥ずかしい思いをしないように枚数を確保しておきましょう。ブースの設営を自分たちでする場合、慣れないこともあるので十分な時間を取っておきましょう。
お客様の動線、電源が取れる位置など全員が情報共有しておく必要があります。全体のスケジュールを誰もが見える場所に貼っておき、漏れの無いようにしましょう。