展示会の接客で大事なこと

Secret of success

成功させる秘訣

展示会を成功させる秘訣とはなんでしょうか。
展示会の準備といえば、ブースの設営やノベルティの準備にばかり注意が向けられがちです。もちろんそれらも大切な要素ではありますが、それだけでは不十分です。
展示会を成功させるためには、接客がとても大切になってきます。
接客のどのような点に気を配り、どのように事前準備をし、どのように展示会の日々を乗り切ればよいのかについて、詳しくご紹介していきましょう。

「スタッフの役割分担」
「スタッフの服装」
「BANT条件を反映したヒアリング」
「名刺の管理」
ビジネスチャンスを逃さないための準備とフォロー

「スタッフの役割分担」

展示会において、後々の顧客獲得につなげ、商品の売り上げアップに結び付けていくためには、従事するスタッフの特性に応じて、役割分担を決めておくことが重要です。
たとえば、集客担当と説明担当を分けるのも一つの手です。
それらの係に加えて、名刺管理担当、全体監督担当を設置するのも効果的です。展示会開始前に、これら担当間で、名刺の枚数、アポイント件数、契約数などを目標として設定し、共有して意識を高めておくとともに、予行演習をしておくと、課題と対応方針が明確になり、当日の対応が有機的に機能していきます。

また、これらスタッフの雇用に要する経費には、上限があるので、業務の難易度に応じて、スタッフの質ごとにかけるコストを考えておく必要があります。核となるパーソンには質のよい人材をつけるとともに、単純な業務は、派遣会社から来てもらうことも考えます。

「スタッフの服装」

展示会はビジネスに繋がる様々な企業の方が訪れます。ビジネスチャンスを取りこぼさないためにも、スタッフの服装にまで気を遣うことが大切です。

展示会では、スタッフの服装も重要な販促ツールとなります。普段通りのスーツで参加するのではなく、社名や商品名の入ったポロシャツやTシャツがおすすめです。イメージキャラクターや商品の写真などを服にプリントするのもよいでしょう。
こういったおそろいの販促衣装を、ブース内の大人数で着ていれば、それだけで目立ちます。一度作っておけばまた次の展示会やイベントでも使用することができるので、コストパフォーマンスもよく、準備にも手がかかりません。また、同じ衣装を着ることで一体感が生まれ士気も高まります。

スーツの場合でも、スーツの中に赤や黄色など目立つカラーを着ていれば印象に残りやすくなり、親しみが持て話しかけやすいというメリットもあります。
このように、接客スタッフの衣装にも気を配り、展示会の質を高めてください。

「BANT条件を反映したヒアリング」

展示会では、来場者とのコミュニケーションを通じて本音を知ることが大切です。以前はアンケートを実施するのが主流でしたが、現在では会場で来場者と直接会話して本音を聞き出すという手法がとられるケースも増えています。
アンケートやヒアリングシートに盛り込む内容は「BANT条件」に基づいて作成する必要があります。BANT条件とは、
Budget（予算）Authority（決済権） Needs（必要性の有無）Timeframe（導入時期）
の4つの条件の頭文字を取ったものです。
ヒアリング方法は、来場者が答えやすいようにシンプルな質問に絞り、多肢選択式として話の中でこれらの条件を盛り込みながらさりげなく聞き出すのが無難です。
たとえば、予算についてリサーチしたいときは、予算がすでに取れているか、想定している予算がどの程度かの2点についてお聞きします。
決済権について知りたいときは、来場者の製品導入時の立場をお聞きします。役職や決定権の強弱がわかるような選択肢を用意します。
必要性については、来場目的としてお聞きする方法が最も自然です。来場者の興味を知るために展示会のテーマに関連するキーワードを並べてチェックしてもらうという方法があります。
導入時期については、ニーズがある場合、実際に導入するのはいつごろを想定しているのかについての質問をします。
すぐにでも、1ヶ月以内、3ヶ月以内、6ヶ月以内、1年以内など多岐選択方式にしておくと来場者も回答しやすくなります。
以上のポイントを参考に、来場者の負担にならずに聞きたいことを聞きだす工夫をしてみてください。

「名刺の管理」

展示会のメリットの一つは、大勢のお客様と名刺交換ができるということです。
しかしながら、展示会で交換した名刺を、もらったままにしておいては、ビジネスチャンスにつながりません。

展示会で集めた名刺は、すぐに仕分け・データ化・管理をすることが、成約につなげるために大事です。そしてその場で終わりにならないように、展示会後のフォローを行いましょう。
具体的には、予算・決裁権・必要性・納期など詳しい内容をしっかりと展示会でヒアリングしておき、すぐにメモをし、今後どんなフォローが必要か相手のレベルに合ったフォローをするために仕分けをします。
漏れなく仕分けをするためには、しっかりとした名刺管理が重要です。手入力だけでなく、バーコードで読み取ったりする方法もあります。
自分に合った方法で、名刺とヒアリングした情報を管理していきましょう。

ビジネスチャンスを逃さないための準備とフォロー

展示会は、数多くの見込み客や既存顧客と出会える機会です。多くのお客様と対面で商品アピールや商談ができる機会ですから、せっかくのチャンスを無駄にしない接客を心がけましょう。

まず、接客スタッフの適正に応じて、予め役割分担をしておきましょう。集客が得意なスタッフ、商品やサービスの説明が得意なスタッフなど、適材適所を心がけることで、効率が上がります。
スタッフでお揃いのポロシャツやTシャツなどを用意すると、目立ちますし一体感が出て、衣装そのものが販促の役割をしてくれます。
展示会では多くの方と名刺交換をしますが、ヒアリングした情報と名刺をまとめてしっかりと管理し、すぐにフォローの電話やメールなどをしていくことで、ビジネスチャンスにつなげましょう。